Politica de confidențialitate

Data reviziei: 28.09.2022

1. Informații preliminare
2. Definirea noțiunilor utilizate
3. Informațiile colectate
4. Scopurile și temeiurile prelucrării
5. Ce se întâmplă dacă nu ne furnizați datele
6. Securitatea datelor
7. Transferul datelor cu caracter personal
8. Perioada de stocare
9. Drepturile de care beneficiați
10. Întrebări, solicitări și exercitarea drepturilor

I. Informații preliminare

Protecția și confidențialitatea datelor cu caracter personal este un subiect foarte important pentru noi. Când intrați într-o relație de orice fel cu noi, ne încredințați informațiile dvs.

Aceste informații prezentate în prezentul document (denumit în continuare „Politica de confidențialitate”) sunt importante. Vă recomandăm să le citiți cu atenție.

Recomandăm ca acest document să se citească împreună cu Termeni și Condiții și Politica privind modulele cookie. În cazul unui conflict sau al unei inconsecvențe între termenii prezentei Politici de confidențialitate și oricare alte clauze din Termeni și condiții, vor prevala termenii prezentului document.

Platforma (Multioffice.ro), prin Matelyn Exim SRL, persoană juridică română, cu sediul în Mun. București, Sector 3, Calea Moșilor, nr. 88, Scara F, Ap. F1, înscrisă în Registrul Comerțului cu numărul J40/4482/2022, CUI 45769374 (“Multioffice.ro “) colectează un minim de date necesar pentru multioffice.ro (“Site-ul”) și serviciile realizate prin intermediul acesteia.

Pentru că decidem ce fel de informații avem nevoie de la dvs., noi suntem, conform Regulamentului privind protecția datelor cu caracter personal, un operator de date.

Atunci când prelucrează date, Multioffice.ro își desfășoară activitatea în conformitate cu reglementările legale, în special cu Regulamentul(UE) 2016/679 al Parlamentului European și Consiliului din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE ("Regulamentul general privind protecția datelor" sau ”GDPR/RGDP”). În conformitate cu dispozițiile menționate privind protecția persoanelor cu privire la prelucrarea datelor cu caracter personal și libera circulație a acestor date, prelucrarea datelor cu caracter personal și protecția vieții private, Multioffice.ro prelucrează și administrează datele cu caracter personal în scopurile enumerate în prezentul document, având implementate cerințele minime de securitate în linie cu reglementările legale.

Mai mult decât atât, prin cerințe minime de securitate este avut în vedere un complex de măsuri tehnice, informatice, organizatorice, logistice, proceduri și politici de securitate prin care să se asigure nivelul minim de securitate prevăzut în Regulamentul nr. 679 din 27 aprilie 2016 privind protecţia persoanelor fizice în ceea ce priveşte prelucrarea datelor cu caracter personal şi privind libera circulaţie a acestor date şi de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecţia datelor)

Ne rezervăm dreptul de a modifica condițiile din prezenta Politică de confidențialitate în orice moment. Dacă facem modificări, vom publica versiunea actualizată și modifica data ultimei actualizări indicată în partea de sus a acestui document și vă vom informa în mod corespunzător. Drept pentru care, vă rugăm să verificați periodic această Politică de confidențialitate. Orice modificare a documentului se va aplica de la data la care este efectuată, iar accesul sau utilizarea în continuare a platformei/site-ului Multioffice.ro după ce Politica de confidențialitate a fost actualizată va constitui acceptarea modificărilor.

Dacă nu sunteți de acord cu cele descrise în prezenta Politică de confidențialitate, vă rugăm să nu utilizați serviciile noastre.

II. Definirea noțiunilor utilizate

Fiind pe deplin conștienți de faptul că informațiile personale vă aparțin, facem tot posibilul să le stocăm în siguranță și să le prelucrăm cu atenție. Nu luăm decizii exclusiv automate cu impact semnificativ asupra dvs.

„GDPR/RGDP” - REGULAMENTUL (UE) 2016/679 AL PARLAMENTULUI EUROPEAN ȘI AL CONSILIULUI din 27 aprilie 2016 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE (Regulamentul general privind protecția datelor);

„Operator” sau „Multioffice.ro” - persoană fizică sau juridică, autoritatea publică, agenția sau alt organism care, singur sau împreună cu altele, stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal; atunci când scopurile și mijloacele prelucrării sunt stabilite prin dreptul Uniunii sau dreptul intern, operatorul sau criteriile specifice pentru desemnarea acestuia pot fi prevăzute în dreptul Uniunii sau în dreptul intern;

• Alte informații pe care le oferiți in scopul procesarii cererilor dumneavoastra si prestarii serviciilor solicitate prin orice mijloc de comunicare stabilit.

„Persoana vizată” - orice persoană fizică identificată sau identificabilă ale cărei date sunt prelucrate de către noi în calitate de operator, ca de exemplu clienți, potențiali clienți sau vizitatori ai platformei/site-ului Multioffice.ro.

„Termenii și condițiile” - înțelegerea consensuală la distanta intervenită între Client și noi, fără prezența fizică simultană a acestora, cu privire la achiziționarea Serviciilor de pe platforma/site-ul Multioffice.ro cu respectarea prevederilor legale și a termenilor și condițiilor pentru prestarea serviciilor.

„Prelucrare” - orice operațiune sau set de operațiuni efectuate asupra datelor cu caracter personal sau asupra seturilor de date cu caracter personal, cu sau fără utilizarea de mijloace automatizate, cum ar fi colectarea, înregistrarea, organizarea, structurarea, stocarea, adaptarea sau modificarea, extragerea, consultarea, utilizarea, divulgarea prin transmitere, diseminarea sau punerea la dispoziție în orice alt mod, alinierea sau combinarea, restricționarea, ștergerea sau distrugerea;

„Consimțământ” - orice manifestare de voință liberă, specifică, informată și lipsită de ambiguitate a persoanei vizate prin care aceasta acceptă, printr-o declarație sau printr-o acțiune fără echivoc, ca datele cu caracter personal care o privesc să fie prelucrate;

„Date cu caracter personal” - orice informații privind o persoană fizică identificată sau identificabilă („persoană vizată”); o persoană fizică identificabilă este o persoană care poate fi identificată, direct sau indirect, în special prin referire la un element de identificare, cum ar fi un nume, un număr de identificare, date de localizare, un identificator online, sau la unul sau mai multe elemente specifice, proprii identității sale fizice, fiziologice, genetice, psihice, economice, culturale sau sociale.

Ceilalți termeni utilizați în prezentul document au înțelesul conferit de GDPR și celelalte prevederi legale aplicabile.

III. Informațiile colectate

În cazul în care utilizați platforma/site-ul Multioffice.ro, vom colecta și procesa următoarele date personale despre dvs.:

1. Informațiile pe care ni le oferiți atunci când completați un formular de contact/comandă de pe platforma ro care poate include numele, prenumele, cod numeric personal, adresa de e-mail, numărul de telefon, numele firmei, CUI, semnătura, seria și numărul cărții de identitate sau a pașaportului, data eliberării și data expirării cărții de identitate sau a pașaportului, adresa de domiciliu, localitatea, județul și țara nașterii, etc. Datele cu caracter personal colectate pot varia în funcție de serviciul solicitat de dvs.
2. Informații pe care le colectăm despre dvs., prin intermediul fișierelor cookie pe care le folosim, în momentul în care accesați platforma Multioffice.ro .
3. Alte informații pe care le oferiți în scopul procesării cererilor dvs. și prestării serviciilor solicitate prin orice mijloc de comunicare stabilit.

IV. Scopurile și temeiurile prelucrării

1. Dacă sunteți client al platformei/site-ului ro putem prelucra datele dvs. cu caracter personal în următoarele cazuri:
   • Pentru desfășurarea relației contractuale dintre dvs. și Multioffice.ro

Temei: Prelucrarea datelor dvs. în acest scop are la bază contractul încheiat între dvs. și Multioffice.ro , definit în cuprinsul Termeni și Condiții. Furnizarea datelor dvs. cu caracter personal este necesară pentru executarea acestui contract.

Refuzul furnizării datelor poate avea drept consecință imposibilitatea derulării raporturilor contractuale dintre dvs. și Multioffice.ro .

• Pentru îndeplinirea obligațiilor legale care incumbă Multioffice.ro în contextul serviciilor prestate prin intermediul platformei/site-ului, inclusiv a obligațiilor în materie fiscală, precum și în materie de arhivare.

Temei: Prelucrarea datelor dvs. pentru acest scop este necesară în baza unor obligații legale. Furnizarea datelor dumneavoastră în acest scop este necesară.

Refuzul furnizării datelor poate avea drept consecință imposibilitatea Multioffice.ro  de a respecta obligațiile legale care îi revin și deci în imposibilitatea de a vă oferi serviciile prin intermediul platformei/site-ului.

• Pentru activități de marketing, respectiv pentru transmiterea, prin intermediul mijloacelor de comunicare la distanță (ex. e-mail) de comunicări comerciale privind serviciile oferite de Multioffice.ro , prin intermediul platformei/site-ului.

Vă puteți exprimă consimțământul pentru prelucrarea datelor în acest scop prin bifarea căsuței corespunzătoare de la momentul creării contului și/sau solicitarea unui serviciu. Pentru dezabonarea de la primirea unor astfel de comunicări comerciale puteți folosi opțiunea de la finalul fiecărui e-mail conținând comunicări comerciale. Furnizarea datelor dvs. în acest scop este voluntară.

• Pentru efectuarea diverselor analize, raportări privind modul de funcționare a platformei/site-ului, realizarea de profiluri de preferințe, în principal, în vederea îmbunătățirii experienței oferite pe platformă/site.

Temei: Prelucrarea datelor dumneavoastră pentru acest scop are la bază interesul legitim al Multioffice.ro  de a îmbunătăți permanent experiența clienților pe platformă/site. Furnizarea datelor dvs. în acest scop este voluntară.

2. Dacă sunteți vizitator al platformei/site-ului Multioffice.ro putem prelucra datele dvs. cu caracter personal în următoarele cazuri:
   • Pentru activități de marketing, respectiv pentru transmiterea, prin intermediul mijloacelor de comunicare la distanță (ex. e-mail) de comunicări comerciale privind serviciile oferite de Multioffice.ro , prin intermediul platformei/site-ului.

Vă puteți exprimă consimțământul pentru prelucrarea datelor în acest scop prin bifarea căsuței corespunzătoare de la momentul creării contului și/sau solicitarea unui serviciu. Pentru dezabonarea de la primirea unor astfel de comunicări comerciale puteți folosi opțiunea de la finalul fiecărui e-mail conținând comunicări comerciale. Furnizarea datelor dvs. în acest scop este voluntară.

• Pentru efectuarea diverselor analize, raportări privind modul de funcționare a platformei/site-ului, realizarea de profiluri de preferințe, în principal, în vederea îmbunătățirii experienței oferite pe platformă/site.

Temei: Prelucrarea datelor dumneavoastră pentru acest scop are la bază interesul legitim al Multioffice.ro  de a asigura funcționarea corectă a platformei/site-ului, precum și pentru a îmbunătăți permanent experiența vizitatorilor platformei/site-ului, inclusiv prin soluționarea diferitelor întrebări sau reclamații. Furnizarea datelor dvs. în acest scop este voluntară.

3. Site-ul nostru va integra o soluție tehnică pentru deschiderea de conturi online în parteneriat cu o instituție bancară (în curs de identificare). Prin inițierea si parcurgerea fluxului respectiv vă exprimați consimțământul pentru prelucrarea datelor personale conform informațiilor afișate în pagină.

V. Ce se întâmplă dacă nu ne furnizați datele

Completarea informațiilor este obligatorie în toate câmpurile în care se solicita furnizarea datelor deoarece sunt necesare pentru înregistrarea și accesarea contului de utilizator și furnizarea serviciilor solicitate.

VI. Securitatea datelor

Înțelegem cât de importantă este securitatea datelor personale și luăm măsurile necesare pentru a proteja clienții noștri și alte persoane ale căror date le prelucrăm de accesul neautorizat la datelor personale, precum și de modificarea, divulgarea sau distrugerea neautorizată ale datelor pe care le prelucrăm în activitatea curentă.

Am implementat următoarele măsuri tehnice și organizatorice de securitate a datelor cu caracter personal:

1. Politici dedicate. Adoptăm și revizuim constant practicile și politicile interne de prelucrare a datelor personale pentru a ne proteja sistemele de un eventual acces neautorizat sau alte posibile amenințări la securitatea acestora. Aceste politici sunt supuse unor verificări constante, pentru a ne asigura că respectăm cerințele legale și că sistemele funcționează în mod adecvat.
2. Minimizarea datelor. Ne asigurăm că datele tale cu caracter personal pe care le prelucrăm sunt limitate doar la cele necesare, adecvate și relevante pentru scopurile declarate în această Politică.
3. Restrângerea accesului la date. Încercăm să restrângem cât mai mult accesul la datele cu caracter personal pe care le prelucrăm la minimul necesar: colaboratori și alte persoane care au nevoie să acceseze aceste date pentru a le prelucra și a duce la îndeplinire un serviciu. Colaboratorii noștri sunt supuși unor obligații stricte de confidențialitate (fie prin contract, fie legale).
4. Asigurarea exactității datelor tale. Câteodată este posibil să îți cerem să confirmi exactitatea sau actualitatea datelor tale pentru a fi siguri că ele reflectă realitatea.
5. Instruirea personalului. Ne instruim colaboratorii cu privire la legislația și cele mai bune practici în domeniul prelucrării datelor cu caracter personal.
6. Anonimizarea datelor. Acolo unde putem, încercăm pe cât posibil să anonimizăm/pseudo anonimizăm datele cu caracter personal pe care le prelucrăm, astfel încât să nu mai putem identifica persoanele la care acestea se referă.

Cu toate acestea, deși depunem eforturi constante pentru a asigura securitatea datelor pe care ni le încredințezi, este posibil să avem parte și de evenimente mai puțin fericite și să avem incidente de securitate. În aceste cazuri, vom urmă cu strictețe procedura de raportare și notificare a incidentelor de securitate și vom lua toate măsurile necesare pentru a readuce situația la normal în cel mai scurt timp posibil.

VII. Transferul datelor cu caracter personal

Nu vom transmite datele cu caracter personal pe care ni le furnizați către terțe părţi, pentru a fi utilizate în propriile scopuri de marketing sau comerciale ale acestora, fără ca în prealabil să obținem consimțământul expres al persoanei vizate.

Categoriile de destinatari cărora s-ar putea să transmitem datele cu caracter personal ale persoanelor vizate sunt următoarele:

1. Autorități publice din România, la cererea acestora sau din inițiativa noastră, în acord cu legislația aplicabilă.;
2. Contabili, auditori, avocați și alți consultanți profesionali externi, din România. Aceștia vor fi obligați printr-o lege sau prin contractul încheiat cu noi să păstreze confidențialitatea datelor cu caracter personal ale persoanelor vizate;
3. Persoane fizice sau juridice care acționează ca persoane împuternicitepentru noi, în diverse domenii (de exemplu, servicii de contabilitate, servicii de transport, servicii de IT, servicii de plată, etc. și care prestează anumite servicii pentru noi), cu privire la care ne obligăm să instituim măsuri specifice pentru respectarea cerințelor privind protecția datelor.
4. Orice persoană, agenție sau instanțărelevantă din România sau din alt stat – în măsura necesară pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept al nostru în instanță.

Multioffice.ro  a luat toate măsurile necesare pentru a asigura că prelucrarea datelor de către terțele părți se efectuează cu bună-credință, în scopuri legitime și cu respectarea cerințelor tehnice și organizatorice adecvate pentru protejarea datelor cu caracter personal împotriva distrugerii accidentale sau ilegale, pierderii, modificării, dezvăluirii sau accesului neautorizat, precum și împotriva oricărei alte forme de prelucrare ilegală.

În acest sens, între Multioffice.ro  și partenerii săi comerciali se încheie acte adiționale cuprinzând clauze cu privire la respectarea standardelor de protecție a datelor cu caracter personal și a confidențialității informațiilor.

VIII. Perioada de stocare

Stocăm datele dvs. cu caracter personal doar pe perioada necesară îndeplinirii scopurilor, dar nu mai mult de 5 ani de la încetarea contractului sau ultima interacțiune cu noi. În cazul implicațiilor financiare acestea vor fi păstrate timp de 10 ani conform obligației de păstrare a documentelor contabile.

După încetarea perioadei, datele cu caracter personal vor fi distruse sau șterse din sistemele informatice sau transformate în date anonime pentru a fi utilizate în scopuri de cercetare științifică, istorică sau statistică. Rețineți faptul că în anumite situații expres reglementate, stocăm datele pe perioada care ne este impusă de lege..

În situația în care sunteți client și vă exercitați opțiunea de ștergere a contului de utilizator, Multioffice.ro  nu va interpreta această acțiune ca opțiunea dvs. de a vă dezabona de la primirea de comunicări comerciale prin care vă ținem la curent despre produsele și serviciile oferite prin intermediul platformei/site-ului. În acest sens, dacă alegeți să vă ștergeți contul de utilizator, vă vom mai trimite e-mailuri de acest gen. Anularea acestora va trebui să fie făcute printr-o opțiune explicită sau cerere. Totuși, dorim să vă informăm că ștergerea contului nu va avea ca efect automat ștergerea datelor dvs. cu caracter personal. În cazul în care doriți să nu vă mai fie prelucrate datele cu caracter personal sau dacă doriți ștergerea datelor, vă puteți exercita drepturile detaliate la capitolul, Drepturile de care beneficiați, de mai jos. În cazul în care solicitați ștergerea contului, însă pe acel cont există cel puțin o comandă activă, cererea de ștergere a contului va putea fi înregistrată numai după executarea serviciului.

Dacă vă retrageți consimțământul pentru prelucrarea datelor în scop de marketing, Multioffice.ro  va înceta prelucrarea datelor dvs. cu caracter personal în acest scop, fără însă a afecta prelucrările desfășurate de Multioffice.ro  pe baza consimțământului exprimat de către dvs. înainte de retragerea acestuia.

IX. Drepturile de care beneficiați

În conformitate cu articolele 15-21 din GDPR beneficiați de următoarele drepturi:

• dreptul de vă confirma dacă datele dvs. cu caracter personal sunt sau nu prelucrate de noi, și de a vă furniza o copie a datelor dvs. cu caracter personal definite în articolul 15 din GDPR;
• dreptul de a solicita rectificarea sau ștergerea datelor cu caracter personal prelucrate de platforma/site-ul Multioffice.ro în temeiul articolului 16 din GDPR;
• la ștergere („dreptul de a fi uitat”) care constă în ștergerea fără întârziere a datelor personale cu privire la client imediat ce nu mai sunt necesare pentru îndeplinirea contractului, cu excepția cazului în care există alte motive legale pentru prelucrarea ulterioară;
• dreptul de a vă opune prelucrării datelor cu caracter personal de către platforma/site-ul Multioffice.ro (de exemplu utilizarea prelucrării în scopuri de marketing) în conformitate cu articolul 21 din GDPR;
• dreptul de a solicita portabilitatea datelor cu caracter personal în conformitate cu articolul 20 din GDPR;
• dreptul de a vă retrage consimțământul, în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate pe baza consimțământului înainte de retragerea acestuia;
• dreptul de a depune o plângere către Autoritatea Națională de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal(A.N.S.P.D.C.P).

Vă rugăm să aveți în vedere faptul că drepturile dvs. descrise mai sus pot fi limitate în anumite situații și fac obiectul legilor și reglementărilor aplicabile privind protecția datelor cu caracter personal. De exemplu, dreptul de a vă opune prelucrării datelor dvs. cu caracter personal poate fi limitat în cazul în care putem demonstra că avem motive legitime convingătoare pentru a prelucra datele dvs. cu caracter personal care prevalează față de interesele dvs. Va trebui să vă dovediți identitatea și să ne oferiți alte detalii care să ne ajute să răspundem cererii dvs.

X. Întrebări, solicitări și exercitarea drepturilor

Dacă aveți întrebări sau nelămuriri cu privire la prelucrarea informațiilor dvs. sau doriți să vă exercitați drepturile legale sau aveți orice altă îngrijorare cu privire la confidențialitate, ne puteți contacta cu încredere la info@multioffice.ro .ro și vă vom răspunde în cel mai scurt timp.